Срок хранения табелей увеличен с одного года до пяти лет

C 1 октября изменились сроки хранения некоторых кадровых документов, в частности табелей учета рабочего времени и невостребованных трудовых книжек.

Новые сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558. Раньше сроки хранения кадровых документов содержались в Перечне, утвержденном Росархивом 06.10.2000, но он утратил силу (Приказ Росархива от 26.08.10 № 63).

Самое важное изменение касается хранения табелей учета рабочего времени. До 1 октября их следовало хранить один год, а теперь – в течение пяти лет. Правда, комментируемый приказ не уточняет, распространяется ли новый срок на документы, оформленные до 1 октября. Например, табели за январь–сентябрь 2010 года можно уничтожить спустя год после их составления или же надо ждать пять лет. Формально у компании есть основания придерживаться по таким документам старых сроков, а новыми руководствоваться только при хранении документов, датированных после 1 октября. Даже если трудинспекторы сочтут это нарушением, штраф всего 300–500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ) и он маловероятен. Но мы считаем, что безопаснее по всем табелям придерживаться новых сроков. Ведь глубина налоговой проверки составляет три года, а инспекторы, проверяя НДФЛ и расходы на оплату труда, всегда требуют табели.

Кроме того, увеличен срок хранения трудовых книжек, которые бывшие работники забыли забрать, – с 50 до 75 лет. И компании теперь обязаны хранить локальные акты о персональных данных сотрудников (три года) и их заявления о согласии на обработку таких данных (75 лет).